Wat een tijden hè? Waar je eerst iedere kandidaat in het echt kon zien en horen, kun je ze nu alleen online via een klein (of helemaal geen) scherm spreken. Dat vergt ineens totaal andere interviewskills van een recruiter. Ook is het op die manier lastig om goed te communiceren met je mede-interviewer, want subtiele seintjes geven tijdens het gesprek zit er nu niet in. Waar je voorheen met een simpele vraag als “heb je het kantoor goed kunnen vinden” het gesprek kon openen, kom je nu niet veel verder dan “hallo kun je mij horen?”. Aangezien dit het nieuwe normaal is, delen we graag hoe jij ook online een band opbouwt met jouw kandidaat en ervoor zorgt dat jij en je mede interviewer op elkaar ingespeeld raken.
Voorbereiding is het halve werk
Laten we bij het begin beginnen. Zoals ieder interview moet je ook een online interview voorbereiden. Voorbereiding is het halve werk en nu je thuiswerkt is dit misschien nog wel belangrijker. Het contact met je kandidaat voorafgaand aan een interview blijft vrijwel hetzelfde, maar het contact met je mede-interviewers (zoals de vacaturehouder) verandert. Zeker in een online interview is het van belang dat jij en jouw mede-interviewer goed voorbereid zijn om alles uit het interview te kunnen halen en tegelijkertijd professioneel en gestructureerd over te komen. Hieronder een aantal tips om dit goed aan te pakken:
- Denk vooraf na over de specifieke vragen die je gaat stellen
- Kijk samen naar het cv om belangrijke aandachtsgebieden te bepalen
- Verdeel vervolgens wie er op welke aandachtsgebieden gaat focusen
- Maak duidelijke afspraken over de structuur van het interview
Hoewel het contact met je kandidaat voorafgaand aan een interview vrijwel niet verandert, zijn er natuurlijk wel andere focuspunten. Zo wil je zorgen dat jouw kandidaat de online interview tool snapt en weet hoe hij/zij deze moet gebruiken. Het kan dus handig zijn om een korte uitleg mee te sturen in de vorm van een korte vlog, onepager, tips en tricks – zolang het maar bij jouw bedrijf past. Hiermee zorg je dat jouw kandidaat zich al wat meer op z’n gemak en goed voorbereid voelt, voordat het echte werk gaat beginnen.
Breek het ijs
Het ijs breken in een online interview is net zo belangrijk als in een ‘normaal’ interview, want je kandidaat is ook nu zenuwachtig en jij wilt het beste uit je kandidaat en het interview halen. Neem daarom echt de tijd om een connectie op te bouwen en zet meteen de juiste toon neer. Toon begrip voor het feit dat hij of zij thuiswerkt en evt. kinderen rond heeft rennen. Je zult meer ruimte moeten creëren om hem of haar te laten acclimatiseren en proberen de spanning weg te nemen door deze te benoemen. Het helpt als je het gevoel overbrengt dat jullie ‘in hetzelfde schuitje zitten’ en dat de insteek is om het gesprek zo normaal mogelijk te laten verlopen. Het kan lastig zijn om jezelf online op de juiste manier te uiten, maar door te laten weten dat je dat begrijpt kun je het beste uit het interview halen.
Een online interview blijft wat ongemakkelijk, hoe zelfverzekerd je je ook voelt met online tools. Jij als recruiter weet dit misschien maar al te goed, maar probeer dit ook duidelijk te maken aan jouw vacaturehouder. De ijsbreker is bedoeld om iemand op zijn gemak te stellen en niet bedoeld om meteen met een vragenvuur te starten. Dit kan het ijs misschien wel laten smelten, maar werkt niet bevorderlijk voor het creëren van een persoonlijke connectie – wat juist zo belangrijk is in ieder interview.
De kop is eraf, en dan?
Als je merkt dat iemand zich meer op zijn gemak voelt, start dan met het benoemen van de structuur van het interview. Begin zelf met de voorstelronde en stel de eerste vraag.
Waar eerst een blik van verstandshouding genoeg was om door te gaan naar de volgende vraag, zul je nu nog beter moeten aanvoelen wanneer het tijd is voor de volgende vraag. Dat is één van de redenen waarom het belangrijk is om een online interview voor te bereiden. Weet wie wat gaat vragen en waarom en houd je aan die verdeling. Probeer daarnaast om duidelijk en helder door te vragen op het juiste moment. Geef je kandidaat de ruimte om antwoord te geven en zo min mogelijk tussendoor te onderbreken om door te vragen. In plaats daarvan kun je je vragen onthouden of opschrijven. Vertragingen in de videoverbinding komen vaak voor, dus tussendoor vragen stellen kan zeer storend en rommelig overkomen.
Aangezien non-verbale communicatie nu moeilijker op te merken is (op een korrelig beeld is een wenkbrauwfrons moeilijk te zien) zul je hier minder waarde aan moeten hechten. Mocht je wel het gevoel hebben dat er meer achter een antwoord zit, vraag dan door, of diep dat antwoord verder uit in een volgend interview of met behulp van een assessment.
Al met al verschilt de structuur van een online interview weinig met die van een ‘normaal’ interview. Je bent hooguit wat meer tijd kwijt en non-verbale communicatie is moeilijker te lezen.
Tot slot
Om nog even kort te benoemen waar je op moet letten bij een online interview: maak echt ruimte voor je kandidaat om te acclimatiseren en geef hem of haar het gevoel dat je de situatie begrijpt. Zorg voor een gedegen voorbereiding naar de kandidaat toe en bereid het interview tot in de puntjes voor met de vacaturehouder. In een online interview ligt de focus op geruststellen en spanning wegnemen. Zo zorg je ook nu voor de juiste match!